Уловки тайм-менеджмента, чтобы вернуть контроль над своим календарем

Меньше стресса. Меньше задач. Лучше используйте свое время.

«Это может показаться пугающим», – признает Эрих Дирдорф, профессор менеджмента в Университете ДеПола. Для многих из нас работа и жизнь слились воедино. Наши обязанности увеличились. Вот почему это идеальное время, чтобы вернуть себе контроль.

«Если к вам уже предъявляются все эти требования, то даже небольшое изменение ваших навыков управления временем окажет гораздо большее влияние», – говорит д-р Дирдорф. “Если не сейчас, то когда?”

Доктор Дирдорф говорит, что вам не нужно быть сверх-детализированной личностью типа А, чтобы добавлять границы в свой день и оптимизировать свой график. Начните с основ, например, научитесь отдавать приоритет важным задачам – это означает, что если вы их не сделаете, это окажет серьезное долгосрочное воздействие, а не просто срочное, что означает, что они должны выполняться быстро.

Мы собрали пять концепций тайм-менеджмента от экспертов по продуктивности и тренеров, которые помогут вам начать работу:

Получите личное

Ваш рабочий календарь управляет вашей жизнью?

«Я постоянно слышу:« У меня сегодня не было времени пописать », – говорит Лори Рюттиманн, исполнительный тренер из Роли, Северная Каролина, автор книги« Ставки на тебя ».

«Это похоже на то, как будто мы жертвуем своими границами, здравым смыслом и достоинством ради календаря Outlook».

По словам г-жи Рюттиманн, решение состоит в том, чтобы добавить личное в свой календарь, прежде чем рабочие обязанности вытеснят все остальное. Каждую неделю ставьте сначала эти ведра:

* Время для физического благополучия, таких как упражнения и еда.

* Время эмоционального благополучия, вроде сна и отпускных дней.

* 60 минут в неделю для непрерывного обучения, от чтения книг, собираемых на вашем Kindle, до общения с кем-то за пределами вашего отдела.

* Два 15-минутных блока передышки в день, чтобы вы могли делать паузы между вызовами Zoom. Многие календарные системы также имеют настройку, которая автоматически устанавливает время встречи по умолчанию на 25 минут вместо 30, что может помочь избежать этого ощущения непрерывности.

Теперь самое сложное – отталкиваться. Г-жа Рюттиманн говорит, что мы привыкли к мысли, что полный календарь означает, что человек имеет «занятую, яркую карьеру, а не отвлекается и зря тратит время». Мы говорим «да» Zooms, которые должны быть электронными письмами, отдаем куски наших дней многолюдным, неважным встречам из-за чувства вины и оптики.

Вместо этого будьте безжалостны. В конце каждого дня просмотрите следующий день и посмотрите, что вы можете отменить. Переместите постоянные встречи на более оптимальное время для вашей продуктивности. Вы не говорите «нет» и не просите разрешения, вы даете рекомендацию и предлагаете альтернативу.

По словам г-жи Рюттиманн, идите на компромисс с вашими личными потребностями, и вы не добьетесь успеха в работе. Когда она пропускает занятия по пилатесу или не оставляет времени на обед: «Я капризная, раздражительная, не хочу проводить мозговой штурм и просто хочу съесть батончик Snickers».

Думай мелко

«Вам не нужны огромные отрезки времени, чтобы вернуть равновесие в свою жизнь», – говорит Джули Моргенштерн, автор книг по тайм-менеджменту, в том числе «Time to Parent». Вместо этого она рекомендует использовать микродозы для физических упражнений, хобби и даже для родителей.

Начните с того, что закрепите два 15-20-минутных «якоря самообслуживания» в своем дне – один утром, другой вечером, в определенное время. Выберите действия, которые восстанавливают вас, и время, которое поможет вернуть грань вашему рабочему дню после этого года нечеткости. Одна клиентка, г-жа Моргенштерн, каждое утро делает записи в свой дневник, а затем прогуливается перед ужином.

По словам г-жи Моргенштерн, такой подход может помочь максимально проводить время с детьми. «Дети преуспевают в коротких сериях по-настоящему безраздельного внимания, которым они постоянно уделяют внимание».

Посыпьте пять точек подключения в течение дня – в том числе, когда ваш ребенок просыпается; когда она идет в школу, даже если это просто у нее в комнате; время ужина. Полностью общайтесь со своим ребенком в такие моменты. Спросите, о чем она мечтала или как сложились эти дроби на уроке математики. Тогда вы сможете проводить время «вместе, но врозь». Может быть, папа складывает белье на диване, а его воспитанник строит на полу башню из блоков.

«Это похоже на синхронизацию расписаний», – говорит г-жа Моргенштерн. Та же философия применима к партнерам или соседям по комнате – полностью сосредоточьтесь на своем супруге или друге в течение 10 минут после работы, положите телефон и внимательно выслушайте ответ, когда вы спросите: «Как прошел ваш день?»

Объедините свои задачи

Те дела в вашем списке дел, которые требуют зацикливания в другом человеке, скажем, в партнере или соседе по комнате? «Соберите их в одном месте и определите время, чтобы разобраться с ними», – говорит Джесси Итцлер, предприниматель из Атланты, который руководит программой обучения календарю и постановки целей под названием «Построй свое жизненное резюме».

Никто не любит, когда весь день засыпают потоком прерываний и просьб: утреннее текстовое сообщение о праздновании дня рождения в эти выходные, небрежный комментарий за ужином о ремонте протекающего крана. Вместо этого мистер Итцлер держит листок с надписью «Сара» наверху. Там он постоянно записывает задачи и запросы, требующие консультации со своей женой Сарой Блейкли, основательницей бренда корректирующей одежды Spanx. Почти каждый день в 13:00 они заселяются.

Вместе они принимают решения и распределяют обязанности. А в те дни, когда в списке ничего нет? Это встроенное время для разговора.

Сократите список дел

Тогда дело в самом вашем списке дел. Неужели каждый предмет действительно должен быть там, преследуя вас? Г-жа Моргенштерн рекомендует задать себе следующие вопросы, чтобы облегчить выполнение ваших задач:

Что я могу…

Уменьшить?

Делегат?

Удалить?

Задерживать?

Она уверяет меня, что этот подход работает для всех, даже для родителей-одиночек или тех, кто испытывает финансовые трудности. Делегирование ухода за ребенком может повлечь за собой просьбу друга прочитать вашему ребенку сказку в Zoom, пока вы задерживаетесь рядом, выполняете работу или даже просто читаете.

Или отпустить вообще

Если у вас все еще есть проблемы с избавлением от задач и сопутствующее чувство вины, вам может понадобиться «список упреждающего воздержания», – говорит Ким Скотт, тренер генерального директора Кремниевой долины и автор будущей книги «Just Work».

Возьмите вещи, которые навсегда останутся в вашем списке дел, те, к которым вы никогда не дойдете, те, из-за которых вы всегда чувствуете себя ужасно, и поставьте их на этот белый флаг списка. Тогда почувствуйте себя хорошо, оставив их позади. Это знак того, что вы уделяете приоритетное внимание.

Поделись своими мыслями

Какие техники тайм-менеджмента вы включили в свой распорядок дня? Присоединяйтесь к беседе ниже.

Г-жа Скотт признает, что поначалу практика кажется неудобной. Попросите коллегу или друга, которому вы доверяете, взглянуть, чтобы убедиться, что вы случайно не упустите что-то важное.

И помните, что в непрекращающийся период жизни вам придется пропускать некоторые задания. С таким же успехом вы можете выбрать, какие именно, вместо того, чтобы случайно уронить что-то важное.

Написать в Рэйчел Файнцейг, rachel.feintzeig@wsj.com

Copyright © 2020 Dow Jones & Company, Inc. Все права защищены. 87990cbe856818d5eddac44c7b1cdeb8

By admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *